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＜rakumoボード、ワークフロー、キンタイ、ポータルサイト導入事例＞
統合により拡大した組織でも円滑な情報共有や劇的な生産性向上を実現 北海道札幌市、学校法人北海道科学大学 様

学校法人北海道科学大学 総務部 教職員課 主任 滝本修士 様（以下、滝本 様）:
本法人は、1924年（大正13年）に設立された自動車運転技能教授所を起源としています。「新しい価値を創造する実学系教育を通じ、地域社会からの期待に応え、一人ひとりが輝く、北海道の発展に寄与する人材を育成する」という経営理念の下、現在では工学部／薬学部／保健医療学部／未来デザイン学部の4学部から成る北海道科学大学、北海道科学大学高等学校、北海道自動車学校、北海道科学大学附属薬局を運営。2024年の創立100周年を迎えるにあたり、学生・生徒はもちろん地域の方々にとっても「学ぶと人生をつなぐ」100周年記念会館の完成、本法人設置校の卒業生やその家族、教職員OBなどを歓迎する記念事業「ホームカミングデー」の開催も予定しています。

※本事例は、当社の導入事例をrakumo株式会社様に取材いただき、rakumo様の事例サイトより引用しています。
https://rakumo.com/casestudy/hus/

北海道札幌市、学校法人北海道科学大学

https://ed.hus.ac.jp/

大学統合に伴う組織の拡大で円滑な情報共有が困難に

学校法人北海道科学大学 政策室 次長 三上健太 様（以下、三上 様）:
本法人は旧来、各校がそれぞれ個別に事業を展開してきましたが、2012年のブランド統一から一体的なマネジメントを目指し、キャンパスおよび運営体制の段階的な統合を行いました。その中でも特に大きな影響を及ぼしたのが、2018年に実施した北海道薬科大学と北海道科学大学の統合によって、組織が拡大したことです。組織が拡大すると、どうしても人の名前と顔が一致しづらく、同時に円滑な情報共有も難しくなっていきました。また、2023年4月から北海道科学大学高校が同キャンパスへ移転することになり、学校法人として一体感の醸成も課題となっていたのです。

学校法人北海道科学大学 入試・地域連携部 地域連携・広報課 主任 杉本 崇 様（以下、杉本様）:
また、当時はまだ各種申請を紙ベースで行っていたことも懸念材料でした。申請業務の効率化とペーパーレス化を推進するべく、ワークフロー製品のトライアルも行っていましたが、決定にまで至っていない状況でした。同様に、勤怠管理システムについても検討が進まない状況が続いていました。
こうした背景から、まずは情報共有に関する課題を解決するべく、2021年4月に新たなコミュニケーションツールとしてWeb学園報の導入を検討開始しました。「上層部と現場の思いがすれ違っている」「情報が上手く伝わっていない」「一体感に欠ける」といった状況の改善に向けて、必要な情報が教職員へ等しく行き渡る体制をなるべく早く整えたかったのです。

すべての教職員が直感的に操作できる使いやすさを最優先

杉本 様:
すべての教職員が直感的に操作できるよう、使いやすさを最優先ポイントとしました。分厚いマニュアルを読まなければ使いこなせないようでは、それ自体がシステム導入の大きなハードルになってしまいます。どんなに高機能なWeb学園報でも、使われなければ意味がありませんから、形骸化を防ぐ意味でも日頃の使いやすさは極めて重要です。また使いやすさとも関係しますが、いかにユーザーが情報を得やすい構造になっているか、従来の利用サービスにアドオンできるか、システム間のデータ連携やユーザー情報の管理がしやすいか、費用をある程度抑えられるか、といった部分も選定における重要なポイントとなりました。

本法人では、これらの条件を満たす約10製品・サービスについて比較・検討を開始。Office 365を導入していたことから、当初はMicrosoft SharePointでポータルを構築し、Web学園報として活用する案が濃厚でした。ところが細かく調べていくと、もうひとつの課題であったワークフローへの拡張性に欠けること、そしてOffice 365のアカウントが一部の設置校の教職員には割り振られていなかったため、追加購入および管理の手間が発生することがネックに感じられたのです。

三上 様:
一方、本法人では10年以上前から「Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）」を導入しており、こちらのアカウントは全教職員に割り振られています。問題だった一部の設置校がサブドメインとして登録されているので、アカウントの管理も一括して行うことが可能です。こうした観点から、Google Workspaceと連携できる製品・サービスの中でWeb学園報として使えるものがないか再度調査を行った結果、新たな候補としてrakumo ボードが挙がりました。

rakumoのサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

滝本 様:
rakumo ボードは、最優先ポイントであった“使いやすさ”に関してパーフェクトでした。これならITリテラシの成熟度に関係なく、誰でもマニュアルなしで直感的に操作することが可能です。当然ながらGoogle Workspace連携のためアカウント管理の手間も省けます。

またrakumoさんの場合、本法人のニーズを満たす複数のサービスラインアップも魅力でしたね。rakumo ボードで情報共有の円滑化を図るのが当面の目標でしたが、rakumo ワークフローとrakumo キンタイを使えば、停滞していたワークフローと勤怠管理システムの進捗が加速できます。さらに、rakumo カレンダーの存在も便利に感じました。これまで大学の設備予約は別システムで行っていたのですが、rakumoサービス上に統合すればより利便性が向上し、将来的な拡張性も期待できます。こうした多くのメリットから、rakumoさんのサービス導入を決めました。

rakumoサービスの導入に際して、一部ではありますが必要性に関してネガティブな反応もありました。従来は教職員たちが個別にWebサイトや共有フォルダで情報を取得しており、「これまで通りで良いのでは？」といった声が上がったのです。当時はちょうどMicrosoft Teamsも浸透してきていた時期なので、ツールが増えることへの面倒さを感じた方も多かったのでしょう。また、もともと個人を表に出さない文化が浸透しており、rakumo ボードへ個人名で投稿することにも抵抗があったようです。

しかし、複数のツールを検討・検証した政策室では、rakumoサービスの導入で業務効率が大幅にアップできることを確信しており、「実際に使えばきっと良さを分かってもらえる」という確信がありました。そこで、会議で導入に関する目的とメリットを数回にわたり丁寧に説明するとともに、ネガティブな反応については受け入れつつ、対応策を提案する説明を粘り強く進めました。会議で繰り返し伝えたのは「マニュアルは要らない」という点です。もちろんログイン方法や学内的なルールなど最低限の項目をまとめたマニュアルは作成しますが、実務では“直感的に使える”ことをアピールし、ツール変更に対する不安を払拭したかったのです。これはrakumoサービスの“使いやすさ”があればこそだと思います。

こうして本法人は、2021年8月に「rakumo Basicパック」550IDを導入。まずは教職員の円滑な情報共有を図るべく、rakumo ボードを用いたポータルサイトの立ち上げに注力しました。同年10月にはrakumo ワークフローを使い、大学職員向けに有給休暇をはじめとした各種申請の電子化およびペーパーレス化をスタート。2022年4月には、大学の設備予約をrakumo カレンダーへ移行したほか、大学職員に限定していたrakumo ワークフローを大学教員にも開放しました。

さらに、もうひとつの懸念材料であった勤怠管理の進捗も加速しました。2021年12月からrakumo キンタイ 20IDを購入し、政策室および教職員課で小規模でのトライアルを実施。2022年4月に120IDを追加して、大学職員向けに利用を開始したのです。

rakumoサービスの利用で生産性が劇的に向上

杉本 様:
導入前こそ反対意見がありましたが、実際に導入してみると予想以上にトラブルがなく、むしろ使い勝手の良さで好評の声が上がっています。

まずrakumo ボードは、当初の目的である学園報的な使い方だけでなく、経営陣からのメッセージやコラムなども投稿されています。従来は公式のお知らせをはじめ“硬い”情報ばかりでしたが、“緩やか”なコンテンツも交えた自由度の高いメディアが作れて良かったです。また、本法人には大学・高校・自動車学校・薬局という複数の設置校がありますが、たとえば大学内の活動について投稿したら高校の教員がコメントを書き込むなど、設置校の枠を超えて情報交流が行えるようになりました。さらに、各組織を経由することによる情報の劣化もなく、誰もが等しく正確に情報を得られるインフラが整備できたのは大きいですね。

そのほか、2024年の創立100周年に関連した投稿も増加。創立してからこれまでに生み出した「北海道初」や「北海道No.1」の情報を収集したり、それをニュース記事としてrakumo ボードやWebサイトに掲出しています。こうした緩やかな内容のコンテンツには「グッジョブ！」を押してくれる方も多いですね。逆に公式のお知らせには「グッジョブ！」やコメントを受け付けない、フィードバックがほしい内容にはコメントを許可するといった、投稿者側の使い分けも進んでいます。

三上 様:
rakumo ワークフローについては、有給休暇やコロナ特別休暇、大学で必須となる「FD・SD活動報告書」などの電子化＆ペーパーレス化を実現しました。本法人では大学単位はもちろん、学部・学科単位や職員単位で数多くのFD・SDと言われる各種研修活動が行われています。この実施報告をデータとして収集・管理することで、利便性の高いフォーマット作成や報告業務の効率化が図れます。申請業務のスピードも大幅に向上しており、紙ベースで承認まで2～3日かかっていた申請が、ワークフローならわずか30分で承認されることも。これには多くの方が「今までの申請方法はなんだったのか」と、驚きと喜びの声が上がっています。

滝本 様:
rakumo キンタイに関しては、「勤務状況ダッシュボード」で時間外勤務の抑制につながるアラートが出せたり、勤務状況の把握や勤怠管理がスムーズに行えたりと大変便利です。さらに、時間外労働などの申請も容易になりました。こちらもワークフローと同様に従来は紙ベースで行っていましたが、電子化によって「面倒な手書きがなくなり、承認までのスピードも上がった」と好評です。

rakumo カレンダーについては、メンバーが空いている時間の確認と通知、施設の検索と予約まで、ひとつのアプリケーション上でシームレスに完結できるようになりました。Google カレンダーよりも表示が見やすく、こちらも生産性が劇的に向上しています。

法人全体でさらなる生産性向上を目指す

滝本 様:
かなり浸透してきたrakumo ボードですが、まだ定期的にチェックする習慣がない方もいるので、より見てもらうための対策を講じていきたいですね。また、今後投稿が増えるほど、本当に必要な情報と、知っておくと良い情報が入り混じってきます。そこで内容は充実させつつも、さらに見やすく整理する工夫をしていきたいと考えています。こうした取り組みを通じて、情報の一元化を進めると同時にペーパーレス化をワンストップで実施していけば、さらなる生産性の向上も期待できます。

rakumo ワークフローは、教職員にある程度まで浸透してきたので、今後は申請の幅を拡大していきたいところです。rakumo キンタイについても、これまで大学職員限定で運用してきましたが、大学の教員および高校の教職員は対象になっていないので、状況を見ながら利用範囲の拡大を検討していく予定です。データを有効活用しながら、教職員の働きやすさを追求していきたいですね。

現時点でまだrakumo コンタクトは使っていませんが、たとえば大学教員が休暇申請の問い合わせで教職員課へ電話をかける際に担当者名を知りたい、現在Microsoft Excelで管理している教員の部屋番号と内線番号をもっと使いやすくしたいなど、ニーズ自体はあると思います。こうしたニーズに応じて、必要な情報を記載することも検討していきたいですね。

三上 様：
最近では、rakumoサービスについて「こういうことはできないか？」など、今後の期待も含めてさまざまな声が聞かれるようになってきました。これは実際に使っている側からこその声であり、インフラとして定着してきた証です。法人全体でさらなる生産性向上を目指すにあたり、rakumoさんのサービスには今後も期待しています。

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