＜Google Sitesでポータルサイトを導入し、G Suiteの利用が飛躍的に促進しました。東京都北区＞
ポータルサイトを毎日確認する１つのルールをつくりました。全員の意識改革に繋がり、GSuiteに限らず、IT全般の普及促進につながりました。
東京都北区 株式会社日本農林社 様
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創業１８５２年の老舗種苗メーカー。本社を拠点に北は北海道、南は沖縄まで全国の種苗店や各地の全農・農協等に種苗を販売する卸業として事業展開をしている。営業内容は、特に自社開発品種の普及を重点に置き、種苗を通じて国内産地の生産者と流通加工業者のハブとして貢献することを目指す。東京都北区に本社を置き、茨城県阿見に研究開発センターを設け、２拠点で活動を展開している。
東京都北区 株式会社日本農林社
株式会社日本農林社 代表取締役社長 近藤友宏 氏
導入のきっかけは、知り合いの会社がGoogleを利用して社内の情報共有システムを構築しており、それを見たことがきっかけです。社内の課題としては、情報化に対応するためコミュニケーション量を増やすことが課題としてありました。そして、G Suiteを導入するに伴い、ポータルサイトの構築が必要でした。理由は、社内のITリテラシーが高くなかったため、ITの敷居を下げる必要があったからです。しかし、GoogleSitesはテンプレートのデザイン性が弊社で利用したいものが少なく、カスタマイズする必要がありました。そこで、GoogleSitesデザインカスタマイズと構築、運用支援を得意とする株式会社マツヤを紹介されて、ポータルサイト構築の支援をしてもらいました。
ポータルサイト導入に伴い、Rakumoボードをアドオンで組み合わせ構築してもらいました。「毎日必ずポータルを確認すること」これを社内ルールとして定め運用していきました。徐々に閲覧頻度が増え、従来メールの確認もできなかったスタッフでも確認するようになりました。現在では、２拠点間でスタッフ全員が同じ情報をタイムリーに共有できるようになり、ポータルサイト導入の成果が確認できています。ポイントは感覚的見やすさが重要であると考えます。サイトがなければ、ITリテラシーの格差が激しくなり、メールやカレンダーの運用すらも難しかったかもしれません。
ポータルサイトが稼働したことで、自然とメールやカレンダーの利用は加速しました。導入当初の目的では日報をGoogleドキュメントを利用して行うことを考えていましたが、今は日報はGoogleカレンダーを利用しています。スタッフが慣れ親しんだこと、毎日スケジュールを入力し、そこに日報を記入するこで、活動の履歴管理が一元的にできること。また過去の履歴を検索できることはGoogleならではのメリットだと感じます。Gogoleカレンダーの日報管理により、事故が発生した場合の活動履歴を遡ることができ、原因の特定ができるようになりました。品質管理に大きく貢献する仕組みになりました。
また、弊社では本社が東京北区、農場が茨城県に所在しているため、社内会議の移動に往復３時間という課題がありました。これをポータルサイトからハングアウトミートを利用することで、移動する必要がなくなり、出張が多い役員はGoogleカレンダーで時間だけ抑えればよいことになります。限られた時間で効果を最大化することが必要とされる中で、G Suiteの可能性は今後益々期待できます。引き続き、株式会社マツヤへのサポートと支援を期待したいと考えています。
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